Procedimiento de gestión de comunicaciones e investigaciones internas

1. INTRODUCCIÓN Y CUESTIONES GENERALES

1.1 Objeto

El Canal ético es el medio habilitado por KLINGER SPAIN, S.A.U., (en adelante, KLINGER o la “Compañía”, indistintamente) para la comunicación de posibles infracciones, incumplimientos y/o no conformidades, con el principal objetivo de atender y gestionar cualquier consulta, comunicación o denuncia sobre actuaciones que puedan atentar o contravenir la normativa aplicable tanto sectorial como genérica y los principios y valores que la Compañía adopta de forma voluntaria.

Por ello, es necesario contar con el presente Procedimiento, cuyo objetivo es regular el uso y funcionamiento del Canal ético y las posibles futuras investigaciones internas que puedan derivarse de cualquier comunicación.

1.2 Competencia y responsabilidad de la gestión

El Consejero Delegado ha designado como persona Responsable del Canal ético a la Sra. Amelia Torralba, como Directora Financiera, y compete a ésta la supervisión de la gestión diligente del Canal ético. Dicha gestión consiste en:

Controlar que todas las comunicaciones recibidas mediante el Canal ético sean tramitadas conforme al procedimiento de gestión y respecto de las que recibirá el informe periódico que corresponda por parte del gestor.

Realizar seguimiento respecto de la gestión y, en su caso, de la investigación interna que corresponda de cualquier comunicación recibida, de acuerdo con la normativa aplicable en materia de Whistleblowing, derecho laboral y protección de datos personales.

Y supervisar el correcto funcionamiento del Canal ético y del respeto de las garantías tanto al denunciante (Informante), derecho laboral y protección de datos personales.

Respecto de la gestión, ésta se realizará externamente por parte del equipo de abogados especialistas en Canales éticos de FIELDFISHER SPAIN y, en concreto, por el Socio del Departamento de Derecho Penal y Compliance, el Sr. Rafael Sánchez Sevilla.

El acceso al Canal ético estará limitado a las personas que desarrollen tareas en relación con la gestión de la comunicación, así como de la posible investigación interna y de la posterior sanción, si procede. En estos términos, el acceso estará limitado a:

A la persona Responsable y al gestor del Canal ético.
Al asesor externo que, en su caso, la persona Responsable encargue el desarrollo de la investigación interna que corresponda respecto de una concreta y específica comunicación.
Al responsable de Recursos Humanos, para la adopción de medidas disciplinarias si corresponden.
Al Delegado de Protección de Datos o persona responsable de la Protección de Datos Personales en la Compañía.

2. PRINCIPIOS RECTORES

El funcionamiento del Canal ético deberá regirse por los siguientes principios:

Protección al Informante: toda persona que comunique una infracción, incumplimiento y/o no conformidad de buena fe a través del Canal ético, dispondrá de la debida garantía de protección, de acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción.
Anonimato o confidencialidad: el Canal ético de KLINGER permite al Informante identificarse cuando realiza la comunicación de los hechos o hacerlo de forma anónima.

En cualquiera de las dos situaciones se establece la obligatoriedad de velar por la protección del Informante y cualquier infracción del deber de confidencialidad de las personas implicadas en la gestión de las comunicaciones será investigada y, en su caso, sancionada. La contravención a dicha obligación de confidencialidad constituye una falta disciplinaria que se tipificará y sancionará según corresponda.

En caso de que el Informante decida comunicar su identidad, KLINGER asegurará la máxima confidencialidad para proteger su identidad y reputación en la Compañía, así como de las personas involucradas en la investigación, informando únicamente a las personas estrictamente necesarias en el proceso, sin perjuicio de las obligaciones legales.

Ausencia de represalias: se asegura la no adopción de represalias, discriminación o penalización, ni de forma directa ni indirecta, contra aquellas personas que hayan realizado una comunicación a través del Canal ético, siempre que lo hayan hecho de forma razonable y de buena fe.

Asimismo, se ha de tener en cuenta que, las comunicaciones o denuncias falsas o malintencionadas podrán dar lugar a las correspondientes sanciones y a las responsabilidades legales que se puedan derivar.

Presunción de inocencia y respecto de los derechos fundamentales: se garantiza la presunción de inocencia para todas aquellas personas implicadas a través de cualquier comunicación recibida por medio del Canal ético en el transcurso de la gestión de estas comunicaciones.

Gestión de conflictos de interés: el proceso de gestión de las comunicaciones recibidas a por medio del Canal ético se realizará por un equipo independiente, imparcial y objetivo.

En caso de existir una posible situación de conflicto de intereses, se analizará conforme a lo dispuesto en este mismo procedimiento interno de gestión y, en su caso, se descartarán a los gestores y/o investigadores que pudieran verse afectados por el potencial conflicto de interés, a fin de asegurar un proceso imparcial.

3. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

La persona que tuviese conocimiento de una infracción, incumplimiento y/o no conformidad, deberá comunicarlo a través de las siguientes vías:

A través del software habilitado a tal efecto como Canal ético, disponible en la página web de KLINGER. Este medio se configura como la vía prioritaria de comunicación de cualquier infracción, incumplimiento y/o no conformidad.
De forma verbal al superior jerárquico o a la persona Responsable del Canal. En este caso, la persona que reciba dicha comunicación deberá entrar el contenido de la comunicación a través del software habilitado para gestionar el Canal ético de la Compañía, indicando que ha sido informado de los hechos en cuestión.

3.1 Análisis preliminar

Una vez recibida cualquier comunicación a través del Canal ético, se realizará un análisis preliminar, a fin de determinar su naturaleza, así como el procedimiento adecuado a seguir para su tramitación, y ello en base a las siguientes cuestiones:

Si la información y/o documentación proporcionada por el Informante no es suficiente para poder analizar si los hechos comunicados pueden constituir una no conformidad, infracción o incumplimiento, será necesario requerir más información al denunciante.

Si la información y/o documentación proporcionada por el Informante es suficiente, debe analizarse si los hechos comunicados tienen un carácter de verosimilitud y, como resultado de este análisis podrá concluirse:

Si los hechos comunicados no tienen verosimilitud y carecen de fundamentación jurídica, se procederá al archivo de la comunicación, debiendo dejar constancia de la justificación de tal decisión por parte de la persona Responsable del Canal.

Si los hechos comunicados tienen verosimilitud y se considera que existen indicios razonables de la existencia de una acción u omisión contraria que puede constituir una infracción, incumplimiento y/o n conformidad, se procederá a la incoación de un procedimiento de investigación interna, con el objetivo de esclarecer los hechos y recoger las evidencias derivadas de estos hechos.

Ahora bien, a estos efectos, es importante destacar que:

En el plazo máximo de siete (7) días naturales desde la recepción de la comunicación deberá contestarse al Informante, confirmando la recepción de la comunicación, informándole sobre sus derechos en materia de protección de datos personales y ejercicio de sus derechos y, finalmente, conforme se da trámite a su comunicación.

Deben tenerse en cuenta los plazos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores (artículo 60) en relación con la prescripción de las infracciones y faltas laborales, las cuales establecen un plazo de diez (10) días para las infracciones leves, veinte (20) días para las infracciones graves y, sesenta (60) días, por las infracciones muy graves, y en todo caso a los seis meses de haberse cometido. El plazo se computará a partir de la fecha en que se tuvo conocimiento cabal, pleno y exacto de la comisión.

En caso de que se detecte o informe de una posible situación de conflicto de intereses que afecte a la persona Responsable o gestor del Canal, éstos deberán comunicarlo, a fin de que se decida internamente quiénes serán las personas encargadas de la gestión de esta concreta comunicación y su posible investigación interna.

El software habilitado para gestionar el Canal ético de la Compañía permite visualizar quiénes serán los gestores, a priori, por lo que el Informante podrá solicitar en su comunicación que se excluya a alguno de los gestores inicialmente asignados, por existir un potencial conflicto de interés. Si así sucediera, el gestor deberá informar al Responsable, a fin de decidir internamente quiénes serán los gestores y/investigadores encargados de la gestión de la comunicación y su posterior investigación interna.

3.2 Investigación interna

La persona Responsable del Canal ético será la encargada de iniciar el procedimiento de investigación interna, con el objetivo de esclarecer si los hechos objeto de la comunicación son constitutivos de infracción, incumplimiento y/o no conformidad, así como de recoger las evidencias de estos hechos.

El Responsable podrá valorar la necesidad de contar con el asesoramiento externo oportuno e incluso incorporará a un experto externo para la realización de la investigación y, por tanto, delegar el proceso de investigación interna a dicho tercero externo.

En esta misma línea, el Responsable valorará la necesidad de involucrar a otros miembros de los departamentos de KLINGER, a fin de que colaboren en dar soporte en la investigación, en la obtención de pruebas o datos de contraste, información económica, en el acceso a bases de datos o al correo electrónico, entre otras actuaciones.

Así, el Responsable del Canal también podrá optar por crear un Comité ad hoc, responsable de la investigación interna para cada caso concreto, en función de los hechos comunicados.

En caso de que se designe a un asesor externo experto en materia de investigación interna, el Responsable del Canal será el encargado de facilitarle toda aquella información necesaria para el correcto desarrollo de la concreta investigación interna. Asimismo, el asesor externo experto deberá reportar periódicamente al Responsable del Canal sobre los hallazgos realizados durante el transcurso de la investigación interna.

En el marco de la investigación interna, se podrán realizar distintas diligencias de investigación, siempre respetando el marco legal vigente y aplicable en materia de derechos fundamentales, derechos laborales y protección de datos personales.

Sin ánimo exhaustivo, pero con intención de ordenar cronológicamente las diligencias que se podrán realizar en el seno del procedimiento de investigación interna, pasamos a enumerar éstas:

Entrevistas con el Informante, a fin de tomar un mejor conocimiento de los hechos contenidos en su comunicación y poder diseñar el correspondiente plan de investigación.
Recopilar toda de información o documentación relacionada con los hechos objeto de investigación interna, conforme a las estipulaciones recogidas en las políticas internas y en la legislación vigente (como, por ejemplo, protección de datos, uso de medios telemáticos, etc.).
Entrevistas a todas aquellas personas implicadas u otras que puedan aportar luz al esclarecimiento de los hechos objeto de investigación.
Y, por último, entrevista con el investigado o investigados, en la que deberán observarse todos los derechos y garantías recogidos en la Política General del Canal ético y en el presente Procedimiento, e incluso permitir que dicha entrevista pueda efectuarse con la participación, intervención y asesoramiento jurídico por parte del experto en el que el investigado haya depositado su confianza.

Todos los miembros y terceros que sean llamados a participar en el proceso de investigación interna, ya sea mediante una entrevista o mediante la solicitud de información y/o documentación, están obligados a colaborar lealmente en dicho proceso.

3.3 Informe y propuesta de imposición de sanción disciplinaria

Como resultado de la investigación interna y de toda la información y documentación analizada, el Responsable del Canal o el experto externo designado¹ a tal efecto deberá elaborar un Informe en el que se incluirá:

La comunicación recibida y una relación clara de los hechos objeto de la investigación.
Las actuaciones realizadas, esto es, los procedimientos empleados para el esclarecimiento de los hechos.
Las evidencias encontradas y los resultados documentados como resultado de la investigación interna.
La formulación de alguna de las siguientes propuestas:

Archivo de la comunicación y posible imposición de sanción disciplinaria al Informante por mala fe, si del resultado de la investigación no resulta razonablemente acreditado y/o verosímil la situación de infracción, incumplimiento y/o no conformidad. En este caso, el Responsable del Canal ético, conjuntamente con el Director General, archivará la comunicación y dará traslado al Consejero Delegado, respetando en todo momento la confidencialidad y/o anonimato del Informante.

Sin embargo, en el supuesto de encontrarse evidencias de la mala fe del Informante a la hora de formular la denuncia o comunicación, deberá proponerse imposición de sanción disciplinaria.

Propuesta de sanción disciplinaria al Investigado: si del resultado de la investigación se desprenden indicios racionales de la existencia de una situación de infracción, incumplimiento y/o no conformidad, se propondrá la imposición de la sanción disciplinaria correspondiente.

En este caso, el Responsable del Canal, en colaboración con el Director General, remitirá el Informe al Consejero Delegado para que, en ejercicio de sus funciones, adopte la decisión de que corresponda, de tal forma que decida:

Si se sanciona (o no) al Investigado y se ejecutan estas sanciones por parte del Director General y la Directora Financiera, también Responsable del Canal, al tratarse de un miembro de KLINGER.
Si se ejercen los derechos contractuales oportunos en caso de que se trate de un proveedor o cliente de la Compañía.

Asimismo, en caso de que se concluya que los hechos pueden ser constitutivos de delito, será responsabilidad del Consejero Delegado quien, en base a dichos resultados plasmados en el Informe y contando con el asesoramiento jurídico externo correspondiente, decida comunicar al Ministerio Fiscal la existencia de los hechos indiciarios.

Por último, conviene destacar que se deberá comunicar al Informante la decisión final en relación con el procedimiento de investigación interna y/o propuestas derivadas en el plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación y, en casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, éste podrá extenderse tres (3) meses más y, por tanto, un total de seis (6) meses.

En dicha comunicación deberá informarse al Informante de:

La finalización del proceso de investigación interna.
La resolución de la denuncia.
Las medidas tomadas.

3.4 Tratamiento de datos personales

Los datos de carácter personal relativos a comunicaciones recibidas en el marco de investigaciones internas deberán tratarse de conformidad con la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos de carácter personal, conservando los datos personales durante un período que sea necesario y proporcional.

En todo caso, pasados tres (3) meses desde que se hubiera recibido la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión o constar de forma anonimizada.

KLINGER Spain